Implementasi Knowledge Management ( KM ) pada Perusahaan

          Gambar 1. Proses transfer pengetahuan Model SECI (Sumber : Akhmad Hidayatno, 2006 )

Menurut SECI Model, terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combinationdan internalization. Socialization (tacit ke tacit) adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan caracon versation/percakapan. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge, misalnya, merangkum buku. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge, misalnya, guru mengajar didalam kelas.

Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

1.case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;

2.rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaianrules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasuskasus yang rumit;

3.model-based reasoning (MBR) melalui representasiknowl edge dalam bentuk atribut,perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;

4.constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

1. Proses mengoleksi, mengorganisasikan mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,

2. Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,

3. Menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,

4. Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems

5. Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,

6. Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,

7. Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntax,

8. Mengorganisasikan dan menyediakan know -how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet,grow up are, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge, memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on -line, atau off -line , pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

 

APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN

Knowledge management (KM) diterapkan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan untuk meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Penerapan KM dilakukan untuk memperbaiki komunikasi antara manajemen puncak dengan pegawai dan antar pegawai, dengan berbagi pengetahuan. Saat ini penggunaan Knowledge Management System (KMS) sudah mulai berkembang, dan berikut merupakan contoh  penrapan KM pada  :

Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Dari beberapa perusahaan yang memiliki konsep KM, pada dasarnya peningkatan kinerja dilakukan dengan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana pengetahuan sebagai aset kapital dalam suatu perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga dapat dikomunakasikan dan digunakan secara bersama antar individu. KMS sebagai sistem berbasis komputer mendukung penerapan KM agar penyebaran dan pengaksesan pengetahuan lebih efektif dan efisien memiliki keuntungan yaitu :

a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarkan.

b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya.

c. Mendorong setiap orang untuk bekerja bersama-sama secara lebih baik dengan orang lain

untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan. 

Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi.

Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.

2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.

3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.

4.Content (isi), telah dirancangcontent dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya.

BERJALANNYA PROSES KMS DI PERUSAHAAN 

  

Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Proses KMS akan berjalan dalam suatu perusahaan bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun secara institusi. Budaya sharing tersebut dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

a. Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan    sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadangknowledg e eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi,

b. Menangkap knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal,

c. Menjaring knowledge : Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitasta cit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,

d. Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya,

e. Mengolah knowledge: Seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat,

f. Menyebarluaskan knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat. 

Faktor-faktor yang perlu mendapatkan perhatian karena dapat mempengaruhi berhasil tidaknya penerapan knowledge management pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Penerapannya tidak hanya untuk menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang

knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dimiliki sejak lama harus

digali kembali dan di-eksplisitkan.

b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi tatap muka antar anggota masih tetap diperlukan.

c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.

Penerapan KM pada Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta diantaranya:

a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarkan.

b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya.

c. KMS Dinas Sosial berbasis antarmuka dinamis yang memungkinkan untuk mendorong terbentuknya budaya saling berbagi pengetahuan. Begitupula dengan kemudahan akses pengetahuan diberbagai lapisan struktural sebagai pendukung yang memudahkan proses pembentukan budaya sharing knowledge dilakukan.

d. Berkerja secara kelompok (teamwork) mendorong setiap orang untuk bekerja bersama- sama secara lebih baik dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan.

e. Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasi karena memungkinkan Kepala Dinas mendorong para pegawai struktural dibawahnya untukbekerja bersama-sama secara sinergis. Memungkinkan pula bagi Kepala Dinas dapat memberi contoh atau model berbagi pengetahuan atau informasi kepada semua lapisan struktural. 

Strategi yang diterapkan oleh institusi tersebut dalam upaya membangun sistem knowledge manajemen dapat dibagi menjadi lima, yaitu:
a. Membangun platform teknologi dan sistem manajemen pengetahuan
b. Mengelola kompetensi inti dan pengetahuan yang dibutuhkan pengguna
c. Membangun kolaborasi dan inovasi

d. Mengembangkan sumber-sumber pengetahuan, memberdayakan SDM dengan basis pengetahuan

e. Menghubungkan komunitas ahli.

Fasilitas yang disediakan dalam upaya knowledge sharing adalah portal KMS Dinas Sosial yang terdiri dari messanging, forum, Chatting, wikis, blogs. Selain itu, fasilitas yang terdapat dalam portal tersebut adalah: fasilitas penyusunan kategori pengetahuan yang digunakan untuk memetakan pengetahuan, dokumentasi berbagai file ke dalam portal, forum diskusi dan tanya jawab dengan pakar, pengelolaan modul-modul diklat, serta tools untuk menjaring feedback dari pengguna.

( Sumber : http://www.scribd.com )